Opzet digitaal handboek taakveld Burgerzaken
De doelgroep voor het handboek zijn medewerkers met het taakveld burgerzaken en wordt op maat gemaakt met de werkprocessen binnen de gemeente.
Het handboek is een vastlegging en verzameling van afspraken, maatregelen en privacyaspecten die burgerzaken gerelateerd zijn. Deze vloeien voort uit de Wet Basisregistratie Personen (BRP), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Paspoort Wet, de Paspoort Uitvoeringsinstructie Nederland (PUN), de Regeling Rijbewijzen, het gemeentelijke (informatie) beveiligingsbeleid, de jaarlijkse zelfevaluaties BRP & Reisdocumenten en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
In dit handboek zitten werkprocedures ter ondersteuning van de afspraken als bewijsstuk dat aan de eisen wordt voldaan. Dit betreft zowel procesmatige als privacy aspecten.
Voor de invulling van een handboek wordt uitgegaan van de beveiligingseisen die aan de BRP, de Reisdocumenten en de Rijbewijzen worden gesteld. Daarnaast gelden verplichtingen die in de AVG en de BIO zijn vastgelegd. Deze eisen en verplichtingen liggen veelal in elkaars verlengde.
Om op een adequate manier de actualiteit van het handboek in relatie tot het beleid te meten, wordt gebruik gemaakt van verwijzingen naar de BIO paragrafen en wordt er een overzicht beschikbaar gesteld met de jaarlijkse zelfevaluatie (vragenlijst BRP en vragenlijst reisdocumenten) en de relevante documenten.
Het handboek wordt voor u door het Gemeentelijk Adviesbureau beheerd in ManualMaster – SaaS (software-as-a-service) middels een onderhoudsabonnement. U kunt er ook voor kiezen om het beheer zelf te verzorgen middels licenties voor beheer.
De data wordt opgeslagen in de cloud en toegankelijk middels een HTML publicatie met beveiligde toegang op persoonsniveau. Lezers kunnen via een browser met een internetverbinding altijd de webpublicatie benaderen. Deze site is ook geschikt voor gebruik met smartphones en tablets.
Onderhoudsabonnement digitaal handboek
Het abonnement houdt in dat alle documenten worden geactualiseerd in relatie tot de wet- en regelgeving rond de BRP. Hoofdzakelijk betreft dit het handboek voor BRP, reisdocumenten en rijbewijzen.
Indien wenselijk kunnen, aanvullend op het abonnement, andere afdelingen en documentatie ook op het handboek worden aangesloten en de doelgroep worden uitgebreid.
Rapportages
Vanuit de BIO (16.1.3) moet een rapportage worden opgesteld met betrekking tot zwakke plekken in de informatiebeveiliging. Deze RI&E wordt beoordeeld op invulling vanuit het taakveld burgerzaken.
Daarnaast kunnen er rapportages worden gemaakt betreffende:
- Autorisaties – vastlegging, toegang & functiescheiding
- Gegevensverwerking – uitvoering processen & actualiteit
- Informatiebeveiligingsbeleid – voortgang & ontwikkeling verbeterpunten taakveld burgerzaken